Ефективни работни техники
За да се установи ефективна работа от вкъщи, се препоръчва да се използват следните техники:
Всички критерии и срокове трябва да бъдат възможно най-ясни.
Не губете време преди закуска да проверявате новини и съобщения в социални мрежи. Дайте на тялото си време да се събуди.
Планирайте работата си според вашия биологичен часовник. Опитайте се да правите най-трудните и важни неща през активното време, когато мозъкът ви работи най-добре. Ако ви е трудно да се настроите за работа сутрин, направете нещо лесно. Например проверете пощата си. Започнете с прости задачи, за да може постепенно да влезете в работен ритъм.
Когато приключите работния ден, планирайте задачите си за следващия ден. Направете го ежедневен ритуал в края на деня.
Добавете всички задачи към вашия списък веднага щом ги получите. В противен случай ще забравите за това след 5 минути.
Оценете възможностите си адекватно. Не планирайте купища неща за един ден, защото в противен случай това, което не сте успели да направите, постепенно ще се натрупва, ще ви оказва натиск и ще предизвика стрес.
Планирайте предварително всички срещи и телефонни разговори. Намалете непланираните, разсейващи разговори по време на работния ден. Възползвайте се от факта, че вече не е нужно да прекарвате цели дни в срещи и конференции.
За да се съсредоточите, изключете съобщенията и новините в социалните мрежи, сложете мобилния си телефон с лицето надолу и се потопете в работата си.
Отделете специално време за социални медии и имейли. Достатъчно е да правите това 2-3 пъти на ден. Не е нужно постоянно да се разсейвате с тях.
-Правете почивки. Задайте таймер на всеки 45-60 минути и ставайте от бюрото на всеки час. Няма нужда да прекарвате целия ден пред компютъра. Редувайте умствени и физически дейности, пийте вода, отворете прозореца и вдишайте чист въздух, поливайте цветята, мийте чиниите или галете котката. Най-добрата почивка е промяната на вида дейност.
Асистенти за сътрудничество
Следните инструменти могат да ви улеснят в сътрудничеството:
– Екосистема на Google. Формулата му е: gmail акаунт + браузър Google chrome. Тази система е идеална и не е нужно да я напускате. За напредналите има бизнес акаунт G Suit с месечна такса и разширени инструменти. Ако вашите колеги също са на gmail и вие знаете това, тогава всичко ви е на разположение: съхранение в облак, календар, бележки и google документи. Ако целият екип отиде в google, тогава трябва да създадете отделен акаунт за работа и работни файлове. От него ще разпространявате достъп и ще съхранявате документи върху него. Ако всеки започне да прави всичко по свой начин, тогава ще трябва да търсите необходимите файлове за дълго време навсякъде. Тук централизацията и дисциплината са много важни.
– Електронна поща. Изпращайте всички важни решения, въпроси и документи по пощата. Това ще ги направи по-лесни за намиране. Трябва да се отбележи, че имейлите могат да се считат за доказателство в съда.
– Видео разговори. Най-добре е да използвате добрия стар Skype. Не слушайте тези, които твърдят, че е остарял. За напредналите има Zoom. Той има повече функции, но се плаща за групови разговори.
– Има два начина за бърза многостранна комуникация: Facebook групи и съобщения (Viber, Telegram). Във Facebook информацията е структурирана. Има публикации с теми и коментари към тях на две нива. Новините са просто поток от съобщения. Там е лесно да се изгубите.
– Инструмент за сложна работа по проекти. Разполага с гъвкава, конфигурируема структура, табла за екипи, известия, календари, задаване на задачи, документи, кореспонденция, контролни списъци и т.н.
– Еднопосочна комуникация. Ако трябва да информирате голям брой клиенти или служители, тогава Viber или Telegram са идеални за това.
За по-голямата част от населението дистанционната работа изглежда необичайна и предизвикателна. Ако овладеете изброените интересни и полезни инструменти и придобиете нови умения, със сигурност ще успеете.
